Chuyển đổi kỹ thuật số của tài liệu thư viện đã phát triển nhanh chóng trong vài năm qua. Việc phát triển thư viện thông minh hứa hẹn sẽ tiếp tục mở rộng phạm vi hoạt động và cải thiện khả năng với tốc độ phi thường.

Vậy rất cuộc lĩnh vực thư viện thông minh, thư viện trực tuyến sẽ đi về đâu, và triển vọng của hành hình số hoá tài liệu lưu trữ thư viện.
 

1.Khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ thư viện

Đầu tiên, chúng ta phải hiểu số hoá tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi thông tin tương tự sang định dạng kỹ thuật số. Trong quá trình số hóa, các tài liệu truyền thống như sách, giấy tờ, bản thảo được chuyển đổi sang định dạng điện tử tức là định dạng hình ảnh mà máy tính có thể đọc được. Số hóa được chứng minh là khả thi đối với hầu hết mọi định dạng và phương tiện hiện đang được các thư viện nắm giữ, từ bản đồ đến bản thảo và chuyển hình ảnh sang bản ghi âm nhạc.

Việc sử dụng phần cứng và phần mềm để chụp một mục và chuyển đổi nó thành các bit và byte, một tập hợp các phương pháp đang phát triển nhanh chóng để truy xuất các đối tượng kỹ thuật số, các cuộc thảo luận về một “thư viện không có tường”. Một thư viện ảo nhưng có giá trị rất thực.

Quá trình số hoá tài liệu lưu trữ thư viện dựa trên các công cụ và nền tảng hiện đại để giảm thiểu sai sót của con người, khai thác toàn bộ tiềm năng của máy tính hiện đại.

Thư viện truyền thống và tài liệu kỹ thuật số

Ở Ấn Độ, một số thư viện học thuật có bộ sưu tập tài liệu khổng lồ và một số thư viện cũ có bộ sưu tập tài liệu đọc rất hiếm như sách, bản thảo, bản đồ, thư từ, luận văn, sách chuyên khảo đặc biệt, tài liệu nghiên cứu, v.v. Có thể thấy, thư viện truyền thống là đầu mối thu thập tài liệu giảng dạy và tài liệu học tập, nghiên cứu. Các nguồn tài nguyên truyền thống như luận án, bản thảo, tài liệu nghiên cứu, hình ảnh, có giá trị rất cao cho việc khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ thư viện.

2.Mục đích cho việc số hoá tài liệu lưu trữ thư viện.

Có ba lý do chính dẫn đến nỗ lực số hóa tài liệu thư viện:

• Cần bảo tồn các nguồn tài nguyên đang bị đe dọa, hao mòn.
• Nâng cao hiệu quả của tìm kiếm và tiếp cận thông tin.
• Số hóa cải thiện khả năng tiếp cận các tài nguyên thư viện.

Cần bảo tồn các nguồn tài nguyên đang bị đe dọa, hao mòn.

Hầu hết các thư viện trên thế giới đang số hóa các tài liệu có thể bị mất trong tương lai, chẳng hạn như bản thảo cũ, dự án nghiên cứu, hình ảnh, bản đồ tương tự, bản ghi âm nhạc không trực tiếp, và một số hồ sơ lịch sử khác. Số hóa rất hữu ích trong việc bảo quản các tài liệu quý.

Việc cung cấp hình ảnh kỹ thuật số chất lượng cao dưới dạng điện tử sẽ làm giảm sự hao mòn và hư hỏng của các mặt hàng dễ hư hỏng. Pinnell-Stephens (2005) đã báo cáo việc số hóa hai tài nguyên lịch sử truyền miệng ở Alaska, Hoa Kỳ để đảm bảo việc lưu giữ và tăng khả năng tiếp cận. Hơn 800 tuyển chọn các câu chuyện, bài hát, mô tả về các hoạt động và tín ngưỡng truyền thống, lịch sử của các làng, và các tài liệu về sự phát triển chính trị trong cộng đồng bản địa đã được tạo ra.

Thư viện Trường Luật Harvard đã số hóa 82.000 tài liệu từ phiên tòa xét xử tội ác chiến tranh Nuremberg nhằm bảo tồn chúng cho hậu thế.

Nâng cao hiệu quả của tìm kiếm và tiếp cận thông tin.

Những bộ sưu tập kỹ thuật số như vậy sẽ cho phép công chúng và các nhà nghiên cứu xem, đọc và nghe các bức ảnh, bài phát biểu và tài liệu. Các cơ chế tìm kiếm thông tin trong thư viện truyền thống được thiết lập rất chậm và kém hiệu quả. Các liên kết trực tuyến được thực hiện tới các thư viện số; cho phép người dùng sử dụng các tài liệu không có sẵn trong thư viện địa phương, cho phép cho mượn liên thư viện.

Số hóa cải thiện khả năng tiếp cận các tài nguyên thư viện.

Bằng cách số hóa các bộ sưu tập thư viện, thông tin sẽ được truy cập cho tất cả thay vì một nhóm đối tượng địa phương. Các dự án kỹ thuật số cho phép người dùng tìm kiếm các bộ sưu tập một cách nhanh chóng và toàn diện từ mọi nơi vào bất kỳ thời điểm nào.

Nó cũng loại bỏ vấn đề về khoảng cách, vì người dùng không phải đi đến các thư viện có bản cứng của tài liệu thư viện trước khi họ có thể truy cập và sử dụng tài liệu đó. Một thư viện kỹ thuật số có thể được tạo ra để phục vụ một khu vực.

Ví dụ, ở đại học Cornell, trước khi số hóa, chỉ một vài tập bản cứng được lưu hành mỗi năm. Tuy nhiên, với số hóa, trên 4.000 lượt xem trang web mỗi tháng .

3.Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ thư viện cần những gì?

Để số hóa tài nguyên thư viện, cần thực hiện các bước cơ bản sau:

• Hoạch định chính sách

Các bên có thẩm quyền và chịu trách nhiệm cho sự án nên đưa ra hình thức xử phạt và lưu ý cần có khi thực hiện dự án. Chính sách như vậy sẽ là điểm để bên còn lại dựa vào và hướng dẫn thực hiện dự án. Chính sách cần có mục đích và mục tiêu của dự án số hóa.

• Phê duyệt chính sách từ cơ quan có thẩm quyền về các dự án số hoá tài liệu
• Lập kế hoạch chi tiết, quản lí ngân sách và giám sát

Đây là phần thiết yếu nhất của số hóa tài liệu lưu trữ thư viện; nó liên quan đến ngân sách số lượng lớn, và lâu dài, vì vậy phải có kế hoạch ngân sách cho việc số hóa tài liệu thư viện, cũng như các yêu cầu khác nhau và nhiều nguyên nhân phát sinh để phân phối ngân sách.

• Đầu tư công nghệ thích hợp

Kế hoạch số hóa được đề ra cho sẽ cần xác định công nghệ thích hợp để thực thi. Công nghệ là tất cả các thiết bị / phần cứng và phần mềm cần thiết cho dự án.

• Vấn đề pháp lý / bản quyền

Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa cần dựa trên sự hiểu biết rõ ràng về luật bản quyền và quyền sở hữu.

• Tiêu chí lựa chọn tài liệu

Nhu cầu cao về tài liệu lưu trữ có thể biện minh cho việc số hóa tài liệu thư viện như một biện pháp để bảo tồn tài liệu gốc, vì việc sử dụng các tài liệu thay thế bảo vệ tài liệu gốc khỏi việc bảo tồn và xử lý không cần thiết. Vì vậy, các tài liệu quý hiếm có nhu cầu cao cần được số hóa để người dùng dễ dàng truy cập.

• Xác minh tài liệu

Xác minh tài liệu là quá trình quan trọng nhất để số hóa thư viện. Bạn phải kiểm tra xem bản sao kỹ thuật số của những tài liệu đó đã tồn tại hay chưa.

• Siêu dữ liệu (Metadata)

Metadata có thể lưu trữ lại toàn bộ hồ sơ lịch sử của tài liệu kỹ thuật số và tổng thông tin về đối tượng. Siêu dữ liệu giúp xác định tác phẩm, người tạo ra nó, đã di chuyển hoặc định dạng nó và các thông tin mô tả khác; nó cung cấp nhận dạng về các tệp tổ chức và cơ sở dữ liệu.

4.Những thách thức của việc số hóa tài nguyên

Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ thư viện còn nhiều bất cập cần chú ý như:

• Chi phí
• Thay đổi phần mềm và phần cứng
• Cập nhật phần mềm và phần cứng
• Các khía cạnh pháp lý
• Chuyên môn kỹ thuật
• Chứng sợ công nghệ (Technophobia)

TỔNG QUAN

Thư viện truyền thống là những người gác cổng của việc học và nên ghi nhớ mục tiêu của chúng là tạo ra và phổ biến kiến thức. Số hoá tài liệu lưu trữ thư viện là một khía cạnh quan trọng đối với học thuật và cần thiết. Ngày nay, người dùng của các thư viện truyền thống đang có xu hướng chuyển sang trang web vì nhu cầu thông tin, vì vậy các dịch vụ thư viện phải được cập nhật và thích ứng với nhu cầu mới.

Số hoá tài liệu lưu trữ thư viện sẽ giúp bảo tồn các nguồn tài nguyên đang bị đe dọa, nâng cao hiệu quả của cơ chế tìm kiếm thông tin và tăng cường khả năng tiếp cận các nguồn tài liệu thư viện. Những thay đổi của môi trường công nghệ thông tin diễn ra nhanh chóng và chưa từng có, các chuyên gia trong các lĩnh vực cũng cần phải thay đổi theo.

Tham khảo thêm về giải pháp thư viện thông minh hay số hoá tài liệu lưu trữ thư viện TẠI ĐÂY.